当前，丰富多样的项目建设、繁杂琐碎的日常维护，以及迫在眉睫的技术创新使高校信息化部门面临重重挑战。为了提高工作效率，降低运营成本，寻求IT外包的帮助成为许多高校信息化部门的选择。

那么，有哪些需求适于IT外包？如何选择外包机构，控制项目风险？外包人员又应具有怎样的技术水平与职业素质？

高校IT的有力补充

(资料图)

总体来看，IT外包最主要的作用就是补充信息化力量。

南京审计大学信息化办公室副主任秦新国认为，外包首先能为学校信息化工作补充技术力量。尤其是在智慧校园建设常态化的背景下，高校的信息化工作对于学校的各项工作的支持度越来越高，在技术力量不充足的情况下，IT外包成为重要渠道。

大连理工大学网络与信息化中心高级工程师郭晓明认为，外包能为学校信息化工作解决特定需求。

高校需求复杂多样，在考虑建设成本、人员储备、工作性质后，某些需求更适于依靠外包完成，包括沟通成本较小、内容清晰明确的需求，一次性或阶段性的建设需求，常态化的运维需求，以及可依托成熟的二次开发平台完成的需求，如办事大厅的流程、一张表平台的表格编制及移动开发平台的H5应用开发等，最后还包括各类专业性的评估或检查需求，如网络安全测试、个人信息泄露和数据合规性检查等。

郭晓明进一步提到，可依据工作内容和工作阶段横纵两个角度，对外包工作进行类型划分。

首先，根据工作内容的不同，外包可分为项目外包、应用外包、功能外包和培训外包。他强调，目前各高校积极推进数字化转型，提升全校职工的信息化、数字化素养刻不容缓。

其次，根据工作阶段的不同，外包可分为规划外包、可行性分析外包、设计外包、建设外包和运维外包。其中，因建设成本控制和高校需求不确定性较强，外包公司的规划、可行性分析与设计工作往往针对性不足，因而较为少见，相比之下建设外包和运维外包更为常见。

目前，大连理工大学以建设外包与运维外包为主，将不同项目整体的立项规划、方案设计和建设运行交付给不同的外包公司，具体人员安排和职责分配由外包公司全权负责，业务部门也与外包公司直接对接。在建设过程中，业务部门提出目标需求，外包公司负责落地实施，而信息化部门作为“大后方”辅助双方进行充分的沟通与交流。

河海大学网络与信息技术中心高级工程师李景奇认为，IT外包可分为硬件外包、软件外包和运维外包三种类型。

硬件外包指依托校外电信部门建设数据中心等基础设施，高校直接使用而无需负责维护；软件外包指委托软件公司定制化开发系统软件，满足学校的个性化需求；运维外包则是把网络问题报修、VPN故障处理、虚拟化平台运维等日常性、技术性、零散性较强的服务转包给公司处理。

目前，河海大学依旧以运维外包方式为主，整体外包团队共计11人左右，主要负责终端网络运维、核心网络运维、网络安全运维、信息化系统运维、数据平台运维和虚拟化平台运维等项目。

进一步的，秦新国将IT运维外包分为网络运维、数据库运维与安全运维三类。而南京审计大学的外包团队由网络运维人员2人、数据库运维人员1人和安全运维人员1人组成。

网络运维负责保障学校网络的稳定通畅，进行故障维修与施工、设备管理与维护等工作；数据库运维负责保障数据中心核心服务器的正常运转，同时优化数据库运行策略，提高运作速度；安全运维则负责实时监控网络运行状态，防止数据泄露、网络入侵、个人隐私窃取等问题的出现，运维人员需定期监测、扫描系统架构，及时发现、解决系统与软硬件漏洞。

通过购买公司服务，共享设备与技术人员，既节省了购买检测设备的高昂花费，也避免了软硬件的闲置与浪费。

IT外包“稳”为关键

选择IT外包合作对象时，需考虑哪些因素？

首先，考虑外包公司的技术实力。李景奇表示，外包公司应具有坚实的技术水平和丰富的高教行业经验，在做好份内工作的同时，可以提供自身积累的经验、知识和见解，带动校内技术人员的能力提升，开拓校内人员的视野。

其次，考虑外包人员的稳定性。李景奇指出，由于外包人员需要一定时间熟悉、适应学校环境，如果项目中出现人员变动，则会在短期内降低服务效率和服务质量，因此外包人员应具备足够的稳定性，满足长时间的服务需求。

在此基础上，郭晓明表示，高校需在合作开始前就要确定外包工作的程度、范围与边界，并在工作推进中占据主动地位。

同时，秦新国指出，在考虑公司的服务口碑、业绩资质、行业经验、队伍稳定性之外，公司的业务范围与专业性也应与学校需求高度适配，针对数据治理、基础运维、软件开发、安全防护等不同类型工作寻找特定公司，这样服务质量才有所保障。

此外，还要考虑外包风险的分析与控制。郭晓明认为，目前IT外包过程中依旧存在较大风险。如果高校选择了外包，就必须保障自身网络安全、个人信息安全、合规性等方面不受影响，否则，外包有可能变成“定时炸弹”。

一旦外包人员的技术力量不足，相关意识也较为欠缺，那么就可能在工作中埋下风险与隐患。因此，学校应在前期具备风险防范意识，同时在外包过程中进行风险控制，对外包工作进行网络安全或合规性检查。

秦新国则表示，外包风险可分为数据风险、攻击风险和延续性风险。

首先，针对数据风险，高校要控制外包公司的数据访问权限，规范工作边界，预防数据泄露，同时做好数据备份，加强过程监督。

其次，针对攻击风险，高校应考察公司是否对网络入侵与攻击采取了完备的预防措施，从源头阻止漏洞出现，同时借助专业设备检测、扫描开发的软件产品，确保无漏洞后才可公开上线。

第三，针对延续性风险，高校应采取联合开发的方式，预防服务中断。即在开发过程中，校方应与外包人员紧密合作、深度参与，清楚把握工作的内容、思路和进度，一旦外包人员发生变动，可确保工作的平稳交接，保证工作的连续稳定。

抓住合作“蜜月期”

对于与外包单位的合作，郭晓明认为，高校一定要抓住合作初期的“蜜月期”，带动工作节奏，确定工作基调，形成紧密的合作氛围与关系。

他指出，在“蜜月期”外包方和学校都愿意大量、主动地投入人力、物力，如果能将这种氛围延续下去，达成密切、深入的合作关系，成为同心协力的合作伙伴，那么后期工作也能顺畅推进。

但假如在“蜜月期”没有打下良好的合作基础，那么后期外包人员，尤其是非驻场人员，对工作的关注程度也会下降。

因此，高校一定要重视“蜜月期”的沟通交流，强化投入，不断强调自身的标准与要求，与外包方紧密合作，形成紧凑的工作节奏。如果前期学校抓得松、管得弱，后期工作的推进也会更为艰难。

同时，要制定合理科学的考核制度。奖惩结合、定期汇报，依据指标进行考核。

秦新国认为，首先要在合作开始前就要明确工作职责、工作范围和工作边界，考核时奖惩结合。

其次要加强对外包人员的过程管理。通过每周例会了解外包人员工作内容、工作进度及存在的问题。如果是一年一采购的外包服务，则应在半年时做中期汇报，年终时做总结汇报，通过汇报了解外包人员的工作成效。

第三要制定相应的考核指标，对工作人员进行合理评价。指标可包括服务质量、服务态度、服务效果和服务的创造性。

其中，服务质量可细化为工作的完整性、时效性和故障的重复率等。服务态度可细化为响应速度和工作的主动性，是否能够主动汇报、主动思考、主动补位等。服务效果则指工作成效和延伸效应，包括师生的满意度以及是否在完成既定工作的同时对其他工作产生了良好的影响与推动。

服务的创造性则指外包人员能够从学校的现状出发，结合个人专业和思考，针对性地提出建设性意见、新想法和新思路。

秦新国认为，工作有三重境界：“干成、干好和干美”。“干成”即纯粹按照指令完成工作，“干好”指工作中有思考、讲配合、有创新，能优质高效地完成工作，而“干美”要求工作有系统性、全局性思维，服务有温度，见解有深度，把工作当做事业来干。

郭晓明则表示，优秀的外包人员应符合五点要求：

第一，具备良好的沟通能力，可以应对高校业务人员的变动，与不同人员顺畅地交流对接；

第二，具备网络安全意识，避免在开发过程中出现低级问题；

第三，具备系统观或大局观，在完成分内工作的基础上，与其他部门做好配合、交互，服务于学校的整体规划；

第四，代码干净，容易阅读，符合规范化和标准化的要求；

第五，具备需求“反刍”和不断学习的能力。

他强调需求“反刍”的能力尤为重要。目前，高校需求与外包实现之间经常出现偏差，而这往往来源于需求沟通的偏差。

因此，优秀的外包人员应在拿到需求后，像动物“反刍”食物一样，不断、重复地思考、消化和吸收需求，最终达到完整、正确的理解，对外可以清楚解释和复述需求。在“反刍”中，水平更高的外包人员还能提出更好方案，不仅能满足原定需求，还能满足之前被忽视的需求。

因此，这要求外包人员必须具备主动思考的能力，当需求下来后，能先“把骨头嚼碎”，再通过自身的加工整合，“把钉子吐出去”。他指出，如果需求由多人在不同时间提出，那么外包人员应在消化吸收、思考综合后给出完整的需求分析报告，并与所有用户达成一致。

秦新国也指出，外包人员的响应速度、服务态度、服务质量都应是考虑因素。外包人员不应“就问题解决问题”，而应创造性、高质量地解决问题。一名优秀的外包人员可以穿透问题表面，深入问题肌理，彻底从源头解决问题，防止同一问题的重复出现。

跳出外包看外包

郭晓明认为，在外包带来的表层价值之外，高校信息化部门更应该关注其拥有的深层价值，拥有从高处俯视的视角，“跳出外包看外包”。

表面上，外包能减轻信息化部门的工作压力，锻炼高校对信息化人员的管理能力，提升高校人员的信息化素养。但从更深层向上思考，既然外包减轻了学校的工作压力，那学校自身信息化能力的成长应体现在哪些方面？在得到新系统和软件后，学校本身又沉淀了什么？信息化是否变得更为牢固？

郭晓明表示，对于外包工作，问题解决是起点而非终点，应当通过某个问题的解决，带动大的发展趋势。

同时，在借助外包减轻工作量后，学校更应去思考未来信息化工作的核心问题，即更宏观、更关键的“元问题”，得出答案后再凝聚力量发展与实践。

因此，在信息化工作愈发丰富的未来，校内人员将更多执行“大脑”的功能，调动资源去开展工作，保持“外面血液的正常流动”。

同时他表示，为了减少外包工作中的曲折坎坷，就必须降低高校需求的不确定性。“每所学校可能都在不断变革，那么变化过程中不变的是什么？”

他认为，想要解答这个问题，高校就必须全面分析自身优劣，确定长久的信息化战略与校级层面的外包策略，画好未来的建设“蓝图”。在拥有“蓝图”的基础上，让外包方在清晰的战略指导下开展工作，依据“蓝图”搭建上层建筑。

这一方面要求高校“画出蓝图”，另一方面要让业务部门、信息化部门和外包方“看到蓝图”，拉齐三方对“蓝图”的理解水平，例如，通过持续的宣讲与强调，使学校的建设目标、工作标准和人员要求深入人心。

只有这样，才能吸引优质人才，凝聚三方力量，提高工作的整体效率与质量。需要强调的是，虽然“拉齐三方的理解水平”有一定难度，但一定要让大家意识到“水平面”的存在与高度，只有在信息化工作中超越目标驱动与问题导向，坚守核心的信息化战略，才能吸引优秀人才加入，促进团队的长足进步。

撰文：王静雅　　责编：陈荣